Documenti fiscali e ricevute

Ogni movimento economico determinato dalla liquidazione periodica è accompagnato dal documento che il soggetto avente diritto emette verso il soggetto che deve pagare. Il tipo di documento, il canale con cui viene trasmesso e gli adempimenti che ne derivano dipendono dal regime fiscale del soggetto emittente. Questa pagina descrive i documenti previsti, il loro ciclo di vita e il trattamento particolare riservato alle prestazioni occasionali.

I regimi ammessi e i relativi vincoli sono esposti nella sezione InvoiceLegislation della API Reference, che ne restituisce anche le etichette da mostrare all'utente. La consultazione dei documenti emessi e ricevuti, con accesso al PDF e all'XML, avviene dagli endpoint di fatturazione; l'accesso ai singoli documenti e l'archivio riservato all'amministrazione sono descritti in Consultazione dei documenti.

Tipologie di documento

Situazione	Documento emesso	Canale
Dati fiscali completi e regime compatibile	Fattura elettronica	Sistema di Interscambio, tramite l'intermediario di fatturazione
Regime che richiede gestione manuale	Fattura esterna	Fuori dal canale telematico, confermata a posteriori
Prestazione occasionale	Ricevuta per compenso occasionale	Documento non fiscale, emesso dalla piattaforma o dal soggetto stesso
Rettifica in diminuzione	Nota di credito, o ricevuta di rimborso se il documento originario era una ricevuta	Lo stesso canale del documento rettificato

Quando la posizione di un soggetto risulta negativa — come può accadere se il compenso assicurativo eccede le quote di piattaforma del mese — viene emessa una nota di credito, oppure, quando si tratta di un compenso effettivamente dovuto dalla piattaforma e non di una rettifica contabile, una fattura con le parti invertite.

Consultazione dei documenti

Chi consulta un documento — dettaglio, PDF o XML — deve esserne l'emittente o il destinatario, oppure il documento deve riportare il suo codice fiscale o la sua partita IVA. In ogni altro caso la risposta è «non trovato», non «vietato», così che l'esistenza di un documento altrui non venga rivelata. Un dato fiscale mancante non equivale a un criterio: un utente senza partita IVA non ottiene l'accesso ai documenti che non ne riportano una.

L'amministrazione legge qualunque documento, in sola lettura: la piattaforma emette materialmente per conto di terzi e deve poter rispondere di ciò che emette, verificare un documento dopo un cambio di provider o una nota di credito e dare riscontro a chi chiede dove sia una ricevuta. Per cercare il documento esiste un archivio (sezione Admin - Invoices della API Reference), ordinato dal più recente, filtrabile per tipo di documento, stato, modalità di bollo, emittente, destinatario e intervallo di date. I documenti annullati sono esclusi, salvo richiesta esplicita. Dettaglio, PDF e XML sono gli stessi endpoint di fatturazione usati da tutti, e non esiste quindi una seconda copia riservata all'amministrazione.

Ciclo di vita della fattura elettronica

Il percorso ordinario prevede l'invio al Sistema di Interscambio, l'accettazione e la consegna al destinatario. Sono possibili tre esiti non ordinari:

• quarantena, quando il primo tentativo di trasmissione non va a buon fine e il sistema ritenta automaticamente;
• rifiuto, per errori di contenuto o problemi tecnici;
• mancata consegna, nel caso di documento validamente emesso ma non recapitabile al destinatario.

Ogni transizione genera una notifica, come descritto in Notifiche. Le fatture esterne seguono un percorso parallelo e più breve: vengono registrate come da confermare e passano a confermate quando l'emittente dichiara di averle emesse con i propri strumenti.

Rappresentazione a stampa

Il PDF di fatture, note di credito e ricevute è prodotto dalla piattaforma con un unico modello, così che ogni tipo di documento abbia la stessa forma: cambiano soltanto la dizione del documento e la presenza dello spazio per la marca da bollo e della riga per la sottoscrizione. All'intermediario di fatturazione resta la trasmissione telematica; il documento che il prodotto mostra è quello generato internamente. La generazione locale è disattivabile da configurazione, con ritorno al PDF prodotto dall'intermediario; fanno eccezione i documenti che non hanno un corrispettivo presso l'intermediario — le ricevute e le fatture esterne — il cui PDF è sempre generato internamente, perché non ne esiste un altro.

Per una ricevuta con marca da bollo fisica il PDF richiesto di default è la scansione caricata (o conservata dalla piattaforma), perché è la scansione a portare marca, data e firma e a costituire il documento valido; la ricevuta generata, una volta confermata, non riporta più lo spazio per la marca. La scansione può essere un'immagine oltre che un PDF, e il tipo di contenuto della risposta lo indica. Quando non c'è scansione — bollo virtuale, copia non caricata — si riceve il PDF generato. Per riavere la ricevuta così come era stata emessa, con lo spazio per la marca e la riga per la firma, da stampare e timbrare di nuovo, si richiede esplicitamente la versione template: è priva di data se la marca spettava all'insegnante, datata se spettava alla piattaforma, e per un documento che non ha mai previsto una marca fisica la richiesta è rifiutata.

Il PDF può essere sempre rigenerato dal documento emesso, e per questo la sua assenza non invalida né blocca nulla di ciò che il documento registra: dopo l'emissione, liquidazione, posta e ricevute proseguono anche quando il PDF non è producibile, e soltanto lo scaricamento su richiesta espone l'errore. Lo stesso motore produce anche i PDF delle condizioni generali di contratto.

Quando la piattaforma emette materialmente un documento per conto di un altro soggetto, il documento riporta il terzo intermediario o soggetto emittente. L'informazione è registrata una sola volta sul documento e da lì raggiunge sia il tracciato telematico sia la stampa, che non possono quindi divergere. Nelle ricevute lo stesso fatto è dichiarato in forma discorsiva nelle note in calce, e non viene ripetuto due volte sulla stessa pagina.

Lo sconto derivante dal credito della famiglia o da una promozione compare come riga dedicata con importo negativo. Quando l'imposta di bollo di una fattura non è aggiunta al totale ma ricavata dalle righe, viene ripartita sulle sole righe positive: una riga di sconto conserva sempre esattamente il proprio importo, così che lo sconto stampato coincida con quello concesso.

La cancellazione di un intero ordine storna il documento già emesso alla famiglia con una nota di credito (o ricevuta di rimborso), distinta da quella eventuale del premio assicurativo. Una ricevuta ancora in attesa di marca da bollo non viene stornata ma annullata, e la relativa notifica all'insegnante è chiusa, perché non è mai stata un documento valido.

Prestazioni occasionali

Un insegnante in regime occasionale non emette fattura ma ricevuta. Due istituti si aggiungono al documento ordinario.

Ritenuta d'acconto

La ritenuta si applica solo quando il committente è sostituto d'imposta: una scuola esterna, oppure la piattaforma. Una famiglia non lo è, e una ricevuta emessa a una famiglia non espone alcuna ritenuta. L'aliquota è quella configurata per il regime e l'importo calcolato viene congelato sul documento: l'aliquota può cambiare, un documento emesso no.

Che la ritenuta sia anche effettivamente trattenuta dal bonifico è una decisione di liquidazione, non del documento, e dipende da un parametro di configurazione attualmente disattivato: la ricevuta espone la ritenuta ma viene corrisposto il lordo. Quando il parametro è attivo, l'importo resta presso il committente, che lo versa con F24 e rilascia la Certificazione Unica: entrambi gli adempimenti restano manuali. La ritenuta non incide sui rimborsi di spese anticipate, che sono fuori dalla base imponibile.

L'importo indicato in ricevuta è sempre il lordo del compenso, coerente con le righe che la ricevuta somma; il netto è il lordo meno la ritenuta.

Imposta di bollo

L'imposta di bollo è dovuta su una ricevuta non fiscale a partire da 77,47 €, qualunque sia il committente — a differenza della ritenuta. Non viene mai addebitata al committente: resta fuori dalle righe e dal totale del documento, sul quale è registrata solo come annotazione insieme alla modalità con cui è stata assolta.

Le modalità sono tre e si escludono a vicenda.

Modalità	Chi acquista la marca	Stato della ricevuta	Cosa deve fare l'insegnante
Fisica (predefinita)	L'insegnante	Predisposta, in attesa di bollo: priva di data, con lo spazio per la marca e la riga per la firma	Apporre la marca, datare, firmare e caricare la scansione
Fisica a cura della piattaforma	La piattaforma, su delega dell'insegnante	Emessa e datata, in attesa dell'adempimento della piattaforma	Nulla
Virtuale	Nessuno: il bollo è assolto in modo virtuale	Emessa e datata, senza spazio per la marca né riga per la firma	Nulla

Una ricevuta predisposta non è un documento valido: diventa tale soltanto quando l'insegnante carica la scansione datata, firmata e provvista di marca. Finché ciò non avviene, l'insegnante riceve l'istruzione per email e una notifica in applicazione.

Nella modalità fisica a cura della piattaforma il documento è invece già datato, perché la piattaforma stampa, data, firma in nome dell'insegnante, applica e annulla la marca e spedisce l'originale cartaceo al committente in un'unica operazione: non resta nulla da completare a nessuno, la scansione è facoltativa e ciò che attesta l'adempimento è la sua registrazione, non il file. L'insegnante non riceve né notifica né istruzioni, perché non ha alcuna attività da svolgere. Va tenuto presente che in questa modalità il costo della marca sulle ricevute emesse alle famiglie è a carico della piattaforma: non genera alcun movimento nella liquidazione e viene recuperato, se recuperato, attraverso la quota di piattaforma prevista per il regime.

La modalità virtuale è ammessa perché la piattaforma forma e invia la ricevuta in nome e per conto dell'insegnante, e in quella veste può assolvere il bollo in modo virtuale citando in calce l'autorizzazione di cui dispone. Richiede che la funzionalità sia attiva, che numero e data dell'autorizzazione siano configurati e che l'insegnante abbia conferito la relativa delega; in mancanza di uno qualsiasi di questi elementi la ricevuta torna alla modalità fisica.

Le due deleghe sono distinte: quella con cui l'insegnante autorizza la piattaforma a formare e inviare la ricevuta in suo nome, e quella con cui la autorizza ad acquistare e apporre la marca fisica. Hanno presupposti differenti e possono essere conferite indipendentemente l'una dall'altra, dall'insegnante stesso.

Le due code di adempimento

Alle ricevute non ancora provviste di marca corrispondono due arretrati distinti, tenuti deliberatamente separati perché sono dovuti da soggetti diversi: le ricevute che attendono la marca dell'insegnante e quelle che attendono l'adempimento della piattaforma, quest'ultima chiudibile dall'area amministrativa. Unirle nasconderebbe di chi è il problema. Entrambe sono descritte in Area amministrativa e controllo operativo ed escludono le ricevute annullate.

Annullamento anziché rimborso

Se la famiglia sposta la lezione su un altro insegnante mentre una ricevuta è ancora predisposta, la ricevuta viene annullata, non rimborsata: era priva di data e di marca, quindi non è mai stata un documento valido e non c'è nulla da accreditare. Contestualmente decade la richiesta di apporre la marca, così che l'insegnante non continui a essere sollecitato. Una ricevuta già confermata segue invece il normale percorso della ricevuta di rimborso.

Sintesi

• Il documento emesso dipende dal regime fiscale dell'emittente: fattura elettronica, fattura esterna o ricevuta occasionale.
• PDF e tracciato telematico derivano dallo stesso dato: non possono dichiarare cose diverse.
• Sulle ricevute occasionali la ritenuta d'acconto si applica solo verso committenti sostituti d'imposta; l'imposta di bollo è dovuta oltre soglia verso qualunque committente e non è mai addebitata al committente.
• Una ricevuta predisposta non è ancora un documento valido: lo diventa con la marca, la data, la firma e il caricamento della scansione.
• Un documento è visibile a chi lo emette o lo riceve e, in sola lettura, all'amministrazione, che dispone anche di un archivio filtrabile; per gli altri è «non trovato».
• Il PDF di una ricevuta con marca fisica è, se esiste, la scansione; la versione template restituisce sempre la ricevuta da stampare e timbrare.
• F24 e Certificazione Unica non sono automatizzati.